TAPAHTUMA VIRTUAALIMAAILMASSA

Olen ollut mukana järjestämässä useita tapahtumia, niin pieniä kuin isojakin. Kuitenkaan virtuaalisesti en ole koskaan tapahtumia itse järjestänyt. Olen muutaman kerran osallistunut virtuaaliseen tapahtumaan, eli webinaariin, esimerkiksi silloin, kun esittelin opinnäytetyötäni usean korkeakoulun yhteisessä webinaarissa. Tänään kuitenkin opiskelin ja sukelsin virtuaalitapahtumien maailmaan eli webinaareihin syvällisemmin.

 

Tapahtumaa järjestäessä on huomioitava lukuisia asioita, jotka eivät välttämättä edes tulisi mieleen, jos ei ole koskaan ollut osallisena järjestämässä tapahtumia. Samoja ja lukuisia muita asioita on huomioitava, jos tahtoo tapahtuman järjestää virtuaalisesti.

 

  1. Osallistujien kutsuminen
  • Ketä kutsutaan ja miten? Sähköpostitse tai kenties mainostamalla linkkiä osallistumissivustolle?
  1. Esivalmistelut
  • Mikä on webinaarin tavoite?
  • Tekniset valmistelut, laitteet ja niiden toimivuus.
  • Webinaarin tarkka ohjelma ja aikataulu.
  • Materiaali webinaaria varten: kuvat, videot, tiedostot ja puhujat.
  1. Itse webinaari
  • Kuka ohjaa webinaaria taustalta ja varmistaa toiminnan sujuvan etenemisen?
  • Miten osallistujia ohjataan webinaarin aikana; kommentointi, puheenvuorot, ongelmatilanteet?
  • Miten osallistujat muuten aktivoidaan vuorovaikutukseen webinaarin aikana?
  • Pidetäänkö taukoja?
  • Miten säilytetään osallistujien mielenkiinto?
  1. Ongelmatilanteet
  • Ongelmia osallistujilla, miten neuvotaan?
  • Yhteydet eivät toimi, miten toimitaan?
  • Jokin laite ei toimi, miten toimitaan?
  • Keskeytys, miten toimitaan?
  1. Webinaarin jälkeen
  • Tallennetaanko webinaari myöhempää katselua varten?
  • Palautetta, miten webinaari onnistui; risuja ja ruusuja?
  • Miten osallistujat voivat antaa palautetta?
  • Täyttikö webinaari sille asetetut tavoitteet?

 

Virtuaalisessa tapahtumassa eli webinaarissa osallistujat voivat olla hajautuneet hyvin eri alueille, mutta heidät tulisi saada kuitenkin vuorovaikutukseen toistensa kanssa ja osallistaa osaksi webinaaria. Osallistujia tuleekin siksi aktivoida webinaarin aikana.

 

Webinaarin järjestäjä voi käyttää osana webinaaria erilaisia työkaluja osallistujien aktivoimiseen; tällaisia työkaluja ovat mm:

  • AnswerGarden

Tämän työkalun avulla webinaarin pitäjä voi luoda kyselyitä, joihin osallistujat voivat käydä jättämässä lyhyitä vastauksia anonyymisti. Kyselyyn vastanneet näkevät myös muiden vastaukset. Tällainen kysely voisi toimia esimerkiksi, kun halutaan tietää: mitä työtä osallistuja tekee tai keventää tunnelmaa ja kysyä, millä mielentilalla osallistuja on. Kysymyksen on hyvä olla siis sellainen, mihin voi vastata yhdellä tai kahdella sanalla ja vastaus voi olla julkinen.

  • EasyPoll

Tämä on työkalu, jolla webinaarin pitäjä voi luoda monivalintakyselyitä. Monivalintakyselyiden avulla voidaan kerätä yleistä tietoa, esimerkiksi palautetta webinaarista arvosanoin. Monivalintakyselyt voisivat myös olla hyviä, jos halutaan tietää esimerkiksi, mitkä webinaarit aiheet olivat mielenkiintoisimpia osallistujien mielestä.

  • Quizziz

Tämän työkalun avulla webinaarin pitäjä voi luoda erilaisia pelejä. Esimerkiksi aiheeseen liittyvä tietovisa osallistujien kesken voi olla hauska aktivointi kesken webinaarin, joka osallistaa kaikki mukaan ja aktivoi osallistujia pohtimaan, mitä esimerkiksi on oivaltanut tai oppinut seminaarista. Peli voi olla myös täysin aiheesta erillinen aivoja aktivoiva visa, jonka avulla osallistujia voi herätellä ja aktivoida kesken webinaarin.

  • Padlet

Tämän työkalun avulla webinaarin pitäjä voi luoda myös kyselyn, mihin osallistujat voivat vastata laajemmin anonyymisti. Padlet on hyvä väline esimerkiksi palautteen keräämiseen. Vastaajat näkevät myös muiden vastaukset.

 

Webinaarin järjestämisessä on monia hyötyjä:

  • Osallistujat voivat osallistua mistä tahansa, kunhan heillä on vaadittavat laitteet.
  • Webinaari on ekologisempi järjestää, jos osallistujat asuvat esimerkiksi eri maissa. Eli huomattavasti pienempi hiilijalanjälki.
  • Webinaarissa ei tarvitse miettiä turvallisuutta niin tarkasti kuin tapahtuman järjestämisessä.
  • Webinaarissa virtuaalinen data liikkuu nopeasti ja vaivattomasti osanottajille.
  • Webinaari on järjestäjälle edullisempi ja taloudellisempi.

 

Oletko osallistunut tai järjestänyt webinaarin? Mitä ajatuksia webinaari sinussa herättää?

 

(Postaus on osa oppimispäiväkirjaani liittyen kesäopintoihini)

Facebooktwittermail

Yksi kommentti “TAPAHTUMA VIRTUAALIMAAILMASSA

  • Avatar
    11.6.2019 klo 09:39
    Kestolinkki

    Sinulla on oiva tapa lopettaa postaus kysymyksiin 🙂

    Reply

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *